Bên cạnh một CV tốt, bạn cũng cần một lá thư xin việc, hay còn gọi là cover letter để thể hiện bản thân và bày tỏ mong muốn được ứng tuyển đến nhà tuyển dụng. Dưới đây là những hướng dẫn cho bạn để viết một lá thư xin việc bằng tiếng Anh.

Mục đích của thư xin việc

Thư xin việc là một văn bản mà bạn gửi đến nhà tuyển dụng để phục vụ cho việc ứng tuyển vào một công ty. Mặc dù có nhiều hình thức và cách thể hiện khác nhau, nhưng thư xin việc đều có những mục chung như sau:

• Giới thiệu bản thân của bạn

• Đề cập vị trí hay công việc mà bạn ứng tuyển

• Giới thiệu kỹ năng, kỹ nghiệm làm việc của bạn

• Thể hiện mong muốn được tuyển dụng

• Khuyến khích nhà tuyển dụng đọc CV của bạn

• Tăng thêm khả năng được gọi phỏng vấn

Độ bài của thư xin việc

Khi viết thư xin việc, bạn không nên viết quá dài học, cố gắng tóm gọn những thông tin cần thiết. Thông thường thư xin việc nên dài khoảng một trang giấy A4.

Nội dung trong thư phải liên quan đến công việc ứng tuyển

Bạn không thể sử dụng thư xin việc cho tất cả công việc, vị trí, công ty mà bạn xin ứng tuyển. Vì vậy bạn chỉ được dùng một lá thư cho mỗi lần xin việc. Thư xin việc cần thể hiện được những hiểu biết của bạn về công việc và những phẩm chất mà nhà tuyển dụng đang tìm kiếm.

Để làm được điều này, bạn cần phải xác định những kỹ năng và phẩm chất của mình mà phù hợp với yêu cầu của công ty hay vị trí công việc. Dưới đây là ba cách giúp bạn viết một lá thư xin việc cụ thể.

Xác định người nhận thư

Dĩ nhiên công ty bạn xin việc sẽ là nơi nhận, tuy nhiên bạn nên xác định rõ người nhận là ai, tránh sử dụng cụm ‘To whom it may concern’. Cố gắng tìm ra tên của người sẽ đọc hồ sơ của bạn, thường sẽ là bộ phận nhân sự của công ty. Nếu bạn tìm thấy công việc trong một quảng cáo, tên người đăng tin có thể là người nhận hồ sơ xin việc. Nếu không phải, bạn có thể gọi cho người đăng tin hoặc số điện thoại công ty để xin được biết tên của người quản lý tuyển dụng bằng cách giải thích là bạn đang ứng tuyển cho một công việc ở đó.

Trong trường hợp bạn không thể biết được tên người nhận, có thể dùng cụm những cụm sau đây: ‘Hiring Manager’, ‘Human Resources Manager’, ‘Sir’, ‘Madam’, ‘[Company name] Recruiter’.

Sau khi đã xác định được người nhận rồi, bạn không nên sử dụng tên đầy đủ của họ, hãy sử dụng ‘Mr’, hay ‘Ms’ và họ.

Tìm hiểu về công việc ứng tuyển

Trong quá trình đọc mô tả công việc, bạn có thể hỏi công ty để biết thêm về công việc và những yêu cầu khác. Dưới đây là những câu hỏi mà bạn có thể quan tâm:

• Công việc có yêu cầu làm việc nhóm không?

• Ai sẽ là người liên lạc nếu bạn được tuyển dụng?

• Những yêu cầu về nhân viên mà công ty tìm kiếm.

Những thông tin này bạn có thể dùng để viết thư xin việc nên hãy cố gắng ghi hoặc ghi chú lại.

Tìm hiểu về công ty

Đây là một việc làm quan trọng để thể hiện sự nghiêm túc của bạn và để làm cho thư xin việc của bạn trở nên cụ thể hơn. Dưới đây là những cách để giúp bạn tìm hiểu về công ty ứng tuyển:

• Tìm tên công ty trên mạng Internet

• Truy cập vào trang web của công ty

• Hỏi thăm người đăng tin tuyển dụng

Những thông tin nên có trong thư xin việc

Tên và thông tin liên lạc của bạn

Để tên và thông tin liên lạc của bạn ở trên đầu của bức thư. Bạn nên để cả địa chỉ email và số điện thoại di động. Địa chỉ email của bạn nên tạo cảm giác chuyên nghiệp và nghiêm túc cho người đọc. Một địa chỉ email đơn giản, có họ tên của bạn sẽ là một lựa chọn lý tưởng.

Tên và địa chỉ liên lạc của công ty

Tên và thông tin liên lạc của công ty bạn cũng nên để ở trên đầu thư, nhưng ở khác bên với thông tin của bạn. Những thông tin bạn cần đề cập như sau:

• Tên công ty

• Địa chỉ công ty

• Số điện thoại hoặc email công ty

Tên công việc, vị trí bạn ứng tuyển

Sau khi đã đề cập đầy đủ thông tin của bạn và của công ty, bạn nên đề cập vị trí hay công việc mà bạn đang xin. 

Bạn có thể viết nó ở một dòng riêng biệt (Ví dụ: ‘RE: Application for English Internship’).

Bạn cũng thể viết nó trong đoạn đầu của lá thư (Ví dụ: ‘I am writing this letter to apply for the position of English Internship’).

Những kỹ năng, kinh nghiệm của bạn

Đề cập những kỹ năng và kinh nghiệm của bạn liên quan đến công việc. Đây có thể xem như bạn đang trả lời cho những yêu cầu của công việc, cho nên bạn nên chú ý đề cập hết những thông tin liên quan đến công việc, yêu cầu đối với người ứng tuyển. Hãy nhớ rằng bạn nên ghi rõ những kỹ năng của minh và cách mà bạn đã sử dụng chúng.

Trong quá trình viết, bạn cũng nên sử dụng một số từ ngữ trong chuyên ngành để thể hiện khả năng hiểu biết của mình về lĩnh vực đó. Chẳng hạn, bạn có thể nêu tên của một phần mềm, một công cụ bạn đã sử dụng trước đó.

Yêu cầu mong muốn được phỏng vấn

Trước khi kết thúc thư, bạn nên viết thêm một câu để thể hiện mong muốn được phỏng vấn của mình đối với nhà tuyển dụng. Ví dụ: ‘I would be very happy to have an opportunity to demonstrate my abilities to you in person ’.

Những sai sót nên tránh khi viết thư xin việc

Lỗi chính tả, ngữ pháp

Luôn luôn kiểm tra thư xin việc của bạn hai lần để hạn chế tối đa lỗi sai. Bạn cũng có thể nhờ người khác để kiểm tra hộ. Đặc biệt, bạn phải chú ý ghi đúng tên công ty mà mình xin việc để không tạo cảm giác hấp tấp, bất cẩn cho người đọc thư.

Viết giống nội dung của CV

Bạn không nên sao chép y nguyên nội dung CV, hãy cố gắng diễn đạt lại hoặc rút gọn bớt những thông tin phụ. 

Không đề cập những đơn xin việc khác

Bạn có thể nộp hồ sơ xin việc ở nhiều công ty cùng một lúc. Tuy nhiên bạn không nên đề cập việc này trong thư xin việc. Bạn hãy nhớ rằng thư xin việc là công cụ để bạn thuyết phục công ty tuyển dụng bạn vào làm và bạn thực sự muốn làm công việc này. Mặc dù nhà tuyển dụng có thể nghĩ rằng bạn nộp hồ sơ ở nhiều công ty khác, bạn cũng không nên đề cập nó trong các thư xin việc.

Trên đây là cách viết và cũng như những sai sót cần tránh khi viết một thư xin việc. Hy vọng sau bài viết này, bạn đã hiểu cách viết một thư xin việc bằng tiếng Anh như thế nào và có thể viết ngay cho mình một lá thư để nộp đơn xin việc ở các công ty.